Ontmoet Senior Manager Niels
Niels is al ruim 15 jaar onderdeel van Eraneos. “Ik houd me met name bezig met sourcing projecten, zoals Europese aanbestedingen of juist bij private onderneming, maar ook sourcing strategieën, onderhandelingen en alles wat daaraan gerelateerd is,” legt Niels uit, “vaak in een eindverantwoordelijke rol, waarbij ik zowel inhoudelijk specialist als projectleider ben”. Binnen het team is hij één van de personen die de grote complexe sourcing trajecten aanlevert.
Het project waar Niels nu aan werkt, doet hij samen met 8 collega’s van Eraneos. Niels is bij deze klant de projectleider over het grotere geheel, en andere collega’s houden zich bezig met deelprojecten binnen dit geheel. “Ik denk ook dat het een voordeel is voor de klant om met óns zulke projecten te doen – je hebt in grote, complexe organisaties ook een bepaalde omvang van een projectteam nodig om impact te maken”, legt Niels uit, “Doordat we samen op verschillende plekken aanwezig zijn in de organisatie, kunnen we veel beter een tactiek afstemmen om overal resultaat te bereiken”.
Beginnen bij het begin
“Onze klant is een aanbestedingsplichtige organisatie: op het moment dat bepaalde IT-contracten aflopen, zijn zij verplicht om hun aanbestedingen vanaf een bepaalde omvang op de Europese markt aan te bieden,” vertelt Niels, “Zo krijgen ook andere partijen de kans om zulke opdrachten uit te voeren”. Hoe dit moet gebeuren is wettelijk vastgelegd. “Vanuit Eraneos zijn we aan de slag gegaan met vragen zoals ‘Hoe kunnen we het IT-landschap voor de komende 10-15 jaar inrichten?’ en ‘Welk stukje dienstverlening gaan we op welke manier in de markt zetten om daar nieuwe contracten voor af te sluiten’ en meer” legt hij uit.
“Ons werk is soms een beetje als First Dates: we maken de juiste match tussen de leverancier en de klant, en hopen dat zij een goede, vruchtbare samenwerking hebben met elkaar.”
Sourcing strategie ontwikkelen
Allereerst moest er een sourcing strategie ontwikkeld worden. “Dat is een relatief kort project, waarin je gaat doorlichten welke IT-dienstverlening de klant op dit moment heeft en welke toekomstige behoefte er is gegeven binnen de IT-strategie en de bijbehorende sourcing doelstellingen,” zegt Niels, “De strategie die ik samen met twee Eraneos collega’s heb opgesteld is aanzienlijk anders dan wat er nu is geïmplementeerd”. Vandaag de dag is de organisatie heel anders dan 10 jaar geleden, toen zij voor het laatst een sourcing strategie hadden opgesteld, “dus ze hebben best lang in dezelfde contracten doorgewerkt”. De organisatie zelf is door de jaren heen moderner geworden en heeft een ander soort behoefte gekregen qua IT-dienstverlening, en ook de leveranciersmarkt is sterk veranderd. “Hierdoor past de huidige schoen niet meer lekker. We zijn gaan kijken wat er wel past voor nu én de toekomst”.
Implementatie
Inmiddels zijn Niels en zijn collega’s druk bezig de sourcing strategie te implementeren. “We hebben nu meerdere aanbestedingsprojecten parallel naast elkaar lopen waar verschillende collega’s op zitten,” vertelt Niels, “Dat zijn als het ware deelprojecten die verschillende Sourcing & IT Advisory collega’s uitvoeren”. Niels doet de coördinatie van al deze deelprojecten. Bij deze deelprojecten wordt zo veel mogelijk dezelfde aanpak en structuur gebruikt. “Ondanks dat we parallel lopen, kan het ook zijn dat collega’s in een andere fase zitten. De één is bijvoorbeeld nu met een marktconsultatie bezig, maar er zijn ook collega’s die nu in een selectiefase zitten of in de voorbereidingsfase van de gunningsfase zitten” legt Niels uit, “Ondanks dat de algemene werkzaamheden niet veranderen, is geen één dag hetzelfde, want het hangt altijd van de fase van het project af, waarbij weer nieuwe uitdagingen en stakeholders horen”.
“Over alle deelprojecten hebben we een kernteam met klantcollega’s voor de afstemming tussen alle projecten. Op die manier kunnen we kennis en vraagstukken met elkaar delen. We zorgen voor een uniforme werkwijze en helpen elkaar met de inhoud”. Zodra er knelpunten ontstaan, rapporteren de projectleiders dit aan Niels, zodat hij dit kan bespreken met de opdrachtgever.
Alle losse deelprojecten hebben hun eigen cadans, maar daaroverheen is er ook een algemene cadans. “We spreken elkaar in ieder geval twee keer per week met klantcollega’s erbij,” zegt Niels, “We hebben ook meetings met alleen Eraneos collega’s om bij elkaar te toetsen waar je tegenaan loopt, maar ook zodat we even kunnen bijkletsen”.
Samenwerking
“Ik vind ons team en het samenwerken met elkaar heel fijn” glimlacht Niels. “Onderling kunnen wij snel schakelen, omdat je gelijk weet waar de ander op doelt. We hebben allemaal al verschillende projecten gedaan en daardoor een groot referentiekader”. Iedereen in het team kan elkaar dan ook altijd vinden als iemand ergens meezit, dan willen je collega’s je altijd helpen en tijd voor je vrij maken. “We zouden zulke projecten niet kunnen doen zonder de Eraneos collega’s die we hebben: door wie ze zijn, door hun persoonlijkheid en de kennis en ervaring die ze met zich meedragen,” beaamd Niels, “Het zijn intensieve trajecten die lang duren, dus het is belangrijk dat je een goede samenwerkingsbasis met elkaar hebt. Natuurlijk is er ook genoeg tijd en ruimte om met elkaar te lachen, en we gaan binnenkort samen uit eten.”
Échte resultaten met impact
De tastbare resultaten bij dit project zijn de momenten dat er voor een onderdeel een contract met een leverancier is afgesloten met de klant. “Een minder tastbaar resultaat dat we willen bereiken is dat de medewerkers van de klant met wie we hebben gewerkt, zich eigenaar voelen van hun deal en dat ze er blij mee zijn” zegt Niels. “Het is superleuk om te zien dat de klant enthousiast is over de leverancier die er uiteindelijk uit komt. Het gunningsmodel dat je in het begin vaststelt kan niet worden gewijzigd gedurende het proces,” legt Niels uit, “En het kan zijn dat er een leverancier uitkomt waar de klant door wordt verrast. Het is leuk als ze door de verrassing juist blij zijn, doordat het op bepaalde vlakken uitblinkt, dan laat je de klant fijn achter”.